電帳法対応、SharePoint派？ Google Drive派？ 建設業に最適な選択はどっち
この記事のゴール
- 電帳法（電子帳簿保存法）対応では「真実性の確保／可視性の確保／検索要件」がキモ。まずここを満たす運用を設計。 (国税庁)
- SharePoint（Microsoft 365）もGoogle Drive（Google Workspace）も、監査ログ・保持（Retention）・改ざん防止の仕組みを備えており、設計次第で対応可能。 (Microsoft Learn)
- 建設業は「現場単位・案件単位の運用」と「協力会社との電子取引データの一元管理」が勝敗を分ける。既存のグループウェアやワークフロー連携（Power Automate / Apps Script）との親和性で選ぶのが実務的。
1) 電帳法の“最低限”をさくっと整理
対象：
- 帳簿・書類を電子で保存（電子帳簿等保存）
- 紙をスキャンして保存（スキャナ保存）
- 電子取引（PDF請求書、メール添付、WEB受領データ等）のデータ保存（2024年1月から義務） (国税庁)
要件の要点：
- 真実性の確保：訂正削除の履歴、タイムスタンプ等で改ざん抑止
- 可視性の確保：見読でき、帳簿間の関連をたどれる
- 検索要件：日付／金額／相手先など主要キーで検索可能であること（範囲検索・組合せ検索ができることが望ましい） (国税庁)
スキャナ保存の補足：解像度やカラー要件等の技術条件がある（例：A4で200dpi以上など）。 (国税庁)
2) 両者の“電帳法的”チェックポイント早見表
どちらも“機能は揃う”。自社の標準ツール／社内ITスキル／協力会社とのやり取りに合わせて選ぶのが本質。
3) 建設業“あるある”運用を満たす設計テンプレ
A. フォルダ＆メタ設計（現場・案件ドリブン）
- 命名規則：`[案件番号][現場名][年度]`
- サブ階層：`見積/契約/注文/出来高/請求/検収/変更契約/設計照会/証憑`
- メタ項目（必須）：
- 取引日（yyyymmdd）
- 取引先（協力会社名）
- 金額（税抜）
- 請求区分（出来高/締め）
- 文書種別（見積/請求/納品/契約 等）
- 電子取引/スキャン/電子帳簿 等の区分
SharePoint：ドキュメントライブラリの列で管理。
Google Drive：Driveラベル（プルダウン/日付/数値）で管理し、Vaultの保持条件に利用。 (Workspace Updates Blog)
B. 権限と監査
- 現場単位のグループ（監督・工務・購買）＋協力会社単位の共有ポリシー
- 承認済フォルダは更新不可（編集権限を外す／ファイルを記録管理ステータスへ）
- 監査ログの定期エクスポート（四半期）で証跡を長期保存
- M365：Purview監査の検索・保持ポリシーを要件に合わせて設定。 (Microsoft Learn)
- Workspace：管理コンソールのDriveログ＋Vaultエクスポートで証跡化。 (Google ヘルプ)
C. 電子取引データの“取りこぼしゼロ化”
- メール添付→自動取り込み
- M365：Power Automateで件名パターンから現場フォルダ振分・メタ自動付与
- Workspace：Gmail＋Apps Scriptでラベル→Drive振分・Driveラベル付与
- ポータルDL（電子請求）→自動保存
- API/ロボットでダウンロード→所定フォルダ→メタ付与
- 検索要件担保：メタで日付/金額/相手先を必須入力（未入力は承認に進めない） (国税庁)
4) 「最小構成」で今日からできるセットアップ
SharePoint（M365）
- サイト＆ライブラリを現場テンプレとして作成（列：取引日／相手先／金額／文書種別 等）
- コンテンツタイプで書類種別を定義、承認フローをPower Automateで実装
- Search/eDiscoveryのキーワードセットを保存（案件番号＋相手先＋期間） (Microsoft Learn)
- **Audit (Standard/Premium)**の保持方針を設定（必要に応じ10年保持）。 (Microsoft Learn)
Google Drive（Workspace）
- 共有ドライブを現場テンプレとして作成、Driveラベルで日付/相手先/金額/種別を必須化
- Vaultでデフォルト保持（例：7年）＋ラベル条件付きのカスタム保持を設定、重要書類はホールド対象に。 (Google ヘルプ)
- 管理コンソールのDrive監査ログで定期レビュー用の保存検索を作成。 (Google ヘルプ)
注意：Vaultの保持設定は誤ると即時削除の危険。まずは限定ユーザーでテストしてから全社適用を。 (Trailhead)
5) どっちを選ぶ？—建設業の判断基準
- 既存の主力ツール：Teams/Excel中心ならSharePoint、Gmail/スプレッドシート中心ならDrive。
- 監査の厳格さ：長期の監査ログ保持・eDiscoveryワークフローを強く求めるなら、E5/Purviewを揃えたSharePointがわかりやすい。 (Microsoft Learn)
- メタ運用の柔軟さ：Driveラベル×Vaultのラベル条件保持で現場別・文書別の細粒度制御をしたいならGoogle Driveも有力。 (Workspace Updates Blog)
- 協力会社の実情：相手先のメール・クラウド文化に合わせると、**受け渡しの摩擦（アカウント問題・リンク制限）**が減る。
6) よくある落とし穴（実話ベース）
- 「保存はしたが検索できない」：ファイル名だけで運用すると検索要件を満たせない。メタ項目（ラベル・列）の必須化が必須。 (国税庁)
- 「電子取引の一部が個人PCに散在」：メール添付・ポータルDL・チャット添付を自動で収斂させる仕組みを最初に作る。
- 「承認後に更新されていた」：承認完了で記録管理状態へ（編集不可／改版時は別版として保存）。
- 「証跡の保持が短い」：監査ログの保持期間はライセンスとポリシーに依存。要件に合わせて延長設定を。 (Microsoft Learn)
7) 参考：電帳法の“原典”リンク
- 検索要件（電子取引の保存）：国税庁Q&A該当箇所。 (国税庁)
- スキャナ保存の技術要件（200dpi など）：国税庁パンフ。 (国税庁)
- スキャナ保存の開始手続き（令和6年1月以降用）：国税庁資料。 (国税庁)
（各クラウドの監査・保持の仕様は、Microsoft PurviewとGoogle Vault/管理コンソールの公式ドキュメントを参照） (Microsoft Learn)
8) 実運用サンプル（コピペ用）
推奨ファイル名
[案件番号]_[文書種別]_[協力会社名]_[取引日yyyymmdd]_v01.pdf
例）A24-103_請求書_サンプル建設_20250131_v01.pdfcopy
メタ／ラベル（必須）
- 取引日：2025-01-31
- 相手先：サンプル建設
- 金額（税抜）：12,345,678
- 文書種別：請求書（見積／注文／納品／検収／契約／請求）
- 区分：電子取引／スキャナ／電子帳簿
週次チェックリスト
- [ ] 電子取引の未収斂（個人メール・チャット添付）がゼロか
- [ ] メタ未入力のファイルがゼロか
- [ ] 監査ログの異常共有（外部共有・大量DL）がないか
- [ ] 承認済みフォルダの更新イベントがゼロか
9) それでも迷うなら——“連携と拡張”で決める
- M365の深い活用（Teams、Power BI、Power Automate、eDiscovery）を伸ばしたい → SharePoint優位。 (Microsoft Learn)
- Driveラベル×Vaultの保持で現場別・文書別の保持設計を高速に回したい → Google Drive優位。 (Workspace Updates Blog)
10) おまけ：Connected Baseの使いどころ（建設業）
- 協力会社から届くバラバラな見積・請求を自動で分類→メタ付与→所定フォルダ投入。
- 文字カスレや単位表記ゆれの吸収、社内適正価格DBづくりに直結。
- SharePoint／Google Driveどちらにも配置できる“中継機”として、電帳法運用に再現性を与える。
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