生成AIで変わる“見積・報告書”のつくり方。 - CB Lab（シービー・ラボ）| “現場の困った”を解剖するメディア

「またExcelを直すのに半日かかった…」――フォーマットが会社ごとに違う見積書、写真が大量に貼られた現場報告。人の目と根性で揃える時代は終わります。
これからは、AIが「読み、揃え、組みなおし」、人が最後に決める流れに変えましょう。

1. なぜ今、作り方を変えるのか

フォーマットの多様化：PDF/画像/Excelの混在、社名表記ゆれ、単位のバラつき
スピード要求：提案・精算の回転が早いほど勝てる
説明責任：数字の根拠をあとから辿れる状態が求められる

生成AIはここで効きます。バラバラの原本をAIに読ませ、構造化→既定テンプレに自動配置。人は差分と例外に集中する――これが新しい作り方のコアです。

2. 新時代の“見積・報告書”5原則

原則1：JSON First（最初に構造化）
　原本から表形式データに必ず起こしてから、Word/Excel/PDFを生成。
原則2：人の判断はルール化して再利用
　型番の拾い方、合計行の扱い、単位補正などを辞書・ルールに残す。
原則3：テンプレは自動組版
　レイアウト（罫線・書体）はテンプレ、内容はデータで差し込み。
原則4：エビデンスは双方向リンク
　各セルに「原本ページ/座標/画像」へのリンクを保持。
原則5：変更はすべてログ化
　誰が・何を・なぜ直したかを残し、次回のルール学習に回す。

3. Before/After：作り方の比較

Before

メールやBoxから原本ダウンロード
目視でコピペ＆整形
版ズレ・表記ゆれで差戻し
根拠探しに時間

After（生成AI併用）

受け皿に原本一括投入（PDF/画像/Excel）
AI-OCR＋LLMで構造化（JSON化）
正規化（社名ゆれ・単位補正・品名/型番分割）
テンプレ自動組版（Word/Excel自動生成）
差分レビュー（AIが怪しい箇所をハイライト）
出力＆エビデンス紐づけ保存（Box/SharePoint）

4. 見積の作り方（実務レシピ）

4.1 最低限そろえる“項目スキーマ”

{
  "発行元": "",
  "宛先": "",
  "件名": "",
  "見積番号": "",
  "見積日": "",
  "有効期限": "",
  "通貨": "JPY",
  "明細": [
    {
      "行番号": "",
      "名称": "",
      "型番": "",
      "品質・形状・寸法": "",
      "数量": "",
      "単位": "",
      "単価": "",
      "金額": "",
      "備考": ""
    }
  ],
  "小計": "",
  "消費税": "",
  "合計": ""
}

4.2 AIに守らせるルール例

全行出力：空欄でも明細は1行ずつ必ずJSON出力（欠落禁止）
型番の抽出：名称に含まれる型番（例：AB-1234）を「型番」へ分離
仕様の抽出：「20×30」「2,000mm×50,000mm」等は「品質・形状・寸法」へ
単位補正：m2→㎡、m3→m³、本/台/式の表記統一
合計行の扱い：行明細と集計を混在させない（集計はフッタ側に分離）
社名ゆれ正規化：「三井金属」「三井金属株式会社」「Mitsui…」「K.K.」等を辞書で同一名に

4.3 レビューを速くするUIのコツ

差分ハイライト：前回見積との差額・単価差だけ色付け
信頼度フラグ：AIが自信なしのセルだけ要チェック
原本ジャンプ：セルから原本の該当箇所へ1クリックで移動

5. 報告書（週報・出来高・施工計画）を“データから起こす”

5.1 章立てテンプレ（例）

表紙（案件名／工期／作成日）
概況（天候／安全／出来事）
進捗（出来高・工種別実績・前回差分）
課題と対策（未決課題・担当・期限）
写真台帳（自動キャプション、撮影日、位置情報）

5.2 自動化ポイント

写真→キャプション：AIが工種・部位・状況を推定し候補を提示
出来高→グラフ：日/週の数量推移を自動生成
ToDo抽出：メール/議事/チャットから課題を要約し章に差し込み
差し戻し減：章ごとに必須フィールドを強制（空欄なら出力不可）

6. 実装アーキテクチャ（おすすめ）

取得：メール/Box/SharePoint/Teamsから自動収集
解析：AI-OCR（レイアウト抽出）＋LLM（項目マッピング）
正規化：辞書（社名・単位・型番）、例外ルール（if…then…）
組版：Word/Excelテンプレ＋差し込み（番号/見出し/目次自動）
保存：バージョン管理・監査ログ・エビデンス紐づけ
連携：RPA/Power Automate/Azure Functionsでワークフロー化

7. 導入ステップ

STEP 0：要件固定
既存テンプレート（出力見本）を“正”として固定。
STEP 1：ルール化
10〜数十件の原本で例外辞書（社名・単位・型番・合計行）を作る。
STEP 2：PoC
自動化→レビュー→修正→ルール更新のループで精度を上げる。
STEP 3：本番
エビデンス紐づけと変更ログを標準運用に。

8. Excelの“罠”を避けるチェックリスト

セル結合・改行に依存しない（値はセル1つ＝1情報）
罫線や色に意味を持たせない（意味は列名で持つ）
全角/半角・記号表記を統一（㎡/m²、×/x、−/–）
社名・型番・規格の別列化
PDFは傾き/解像度を確保（300dpi目安、斜行は補正）
テンプレのフォント・余白を固定（再現性の源）

9. 成果の出しどころ（KPI例）

作成・差し戻し・捜索の所要時間の削減
差戻し原因の可視化（ゆれ・単位・合計行の誤差）
トレーサビリティ（エビデンス→出力セルの往復）
再利用性（次回見積・次案件報告への横展開）

10. すぐ使える“雛形プロンプト”

目的：原本の見積をJSONに機械的に落とす

【唯一絶対ルール】
- 明細表のすべての行を、空欄でも1行ずつJSON出力する（削除・結合・除外禁止）
- 名称に含まれる型番は「型番」へ、仕様は「品質・形状・寸法」へ分離
- 単位表記は社内基準へ正規化（例：m2→㎡, m3→m³）

【出力JSONスキーマ】
（4.1のスキーマに完全準拠。項目順は変更不可）

まとめ

見積も報告書も、まずデータ、次にレイアウト。
属人の勘所はルールとしてAIに渡す。人は決めることに集中する。
この作り方に切り替えると、スピード・精度・説明責任の三立てが進みます。

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